Polityka prywatności Banku Spółdzielczego w Staszowie

Cel przetwarzania

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem, tj. wszelkie czynności podjęte w celu przygotowania do zawarcia umowy, realizacji umowy, analizy i oceny zdolności kredytowej, ale również rozpatrywanie reklamacji, rozwiązanie umowy, archiwizacja dokumentów.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO dot. klientów będących osobami fizycznymi, a w przypadku osób współpracujących z Administratorem w imieniu klienta lub będących reprezentantem klienta będących osobą prawną – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W przypadku działań zmierzających do zawarcia umowy z wykorzystaniem wideo weryfikacji będą przetwarzane przez Bank również dane biometryczne dot. wizerunku na podstawie zgody potencjalnego klienta (art. 9 ust. 2 lit a RODO).

Dane klientów będą przetwarzane przez czas określony w umowie, a po tym czasie, w innych zgodnych z prawem celach – dane klienta będą przetwarzane co do zasady przez okres 5 lat od zakończenia relacji biznesowych z klientem.

W zakresie przetwarzania informacji stanowiących tajemnicę bankową w celu oceny zdolności kredytowej i analizy ryzyka kredytowego – po wygaśnięciu zobowiązania wynikającego z umowy zawartej z Bankiem do czasu wycofania tej zgody.

W przypadku braku zawarcia umowy – do czasu rozpatrzenia wniosku oraz przez 3 lata w celu ewentualnych reklamacji oraz obrony przed roszczeniami prawnymi.

Bank może być również współadministratorem danych osobowych w związku z zawartymi umowami konsorcjum.

Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa m.in. dotyczących prowadzenia rachunkowości i dokumentacji księgowej, w tym archiwizowanie dokumentów, wynikających z: ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ustawy w sprawie poprawy wypełniania międzynarodowych obowiązków podatkowych oraz wdrożenia ustawodawstwa FATCA, ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dane będą przetwarzane do czasu wypełnienia przez Bank obowiązków określonych w poszczególnych przepisach prawa.

Tytułem przykładu w związku z ustawą o rachunkowości dokumenty księgowe przechowywane są co do zasady przez 5 lat po zakończeniu roku, w którym wystąpiło zdarzenie związku, z którym został wystawiony dokument księgowy. W związku z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu dane określone w art. 49 ww. ustawy przechowywane są przez Bank przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, jednakże maksymalnie przez lat 10 ponieważ Generalny Inspektor może zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejnych 5 lat.

Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który wskazuje na prawnie uzasadniony interes administratora danych.

Dane w tym celu będą przetwarzane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń prawnych, tj. nie dłużej niż do końca roku kalendarzowego, w którym upływa 6 letni termin przedawnienia, licząc od dnia zakończenia umowy, w przypadku przedsiębiorców ten termin wynosi 3 lata.

Przetwarzanie danych beneficjentów rzeczywistych klientów w celu realizacji obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Dane będą przetwarzane co do zasady przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem.

Przetwarzanie danych poręczycieli klientów w celach związanych z umową poręczenia.

Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO

Podstawą prawną przetwarzania danych jest realizacja umowy w przypadku gdy poręczenia udziela osoba fizyczna, a w przypadku gdy poręczenia udziela osoba prawna dane osób reprezentujących poręczyciela będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane poręczyciela przetwarzane są przez okres istnienia wierzytelności zabezpieczonej poręczeniem, w tym wekslowym tj. najpóźniej do czasu jej całkowitego wygaśnięcia (np. rozwiązania umowy i jej całkowitego rozliczenia) albo do czasu przedawnienia roszczeń (jeżeli zadłużenie z umowy nie zostało spłacone).

Przetwarzanie danych osób trzecich (w tym aktualnego właściciela nieruchomości widniejącego w księdze wieczystej, wypisie z rejestru gruntów, w umowie zakupu czy innych dokumentach budowlanych) w związku z procesem wycen nieruchomości.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Dane osób trzecich będą przetwarzane przez okres przetwarzania danych klienta lub potencjalnego klienta w związku z procesem wyceny nieruchomości na potrzeby zawarcia lub realizacji umowy kredytowej.

Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z kontrahentami Administratora.

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO dot. kontrahentów będących osobami fizycznymi, a w przypadku osób współpracujących z Administratorem w imieniu kontrahenta lub będących reprezentantem kontrahenta będącego osobą prawną na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane w tym celu będą przetwarzane przez czas określony umową, uzgodniony przez strony lub niezbędny do wykonania przez Administratora zobowiązań wymagających przetwarzania danych.

Prowadzenie działań marketingowych, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej lub głosowej.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo telekomunikacyjne i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie zgód na kanałach komunikacji.

Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chce pozostawać w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych działaniach.

Prowadzenie monitoringu wizyjnego w Centrali Banku oraz w Oddziałach

Art. 6 ust. 1 lit f RODO

Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrona mienia.

Dane będą przetwarzane do 3 miesięcy od dnia zarejestrowania obrazu. W przypadku gdy nagranie będzie stanowiło dowód w postepowaniu, dane będą przetwarzane do czasu prawomocnego zakończenia się postepowania.

Przetwarzanie danych w związku z prowadzeniem profili na portalach społecznościowych, w tym Facebook oraz prowadzenie komunikacji z użytkownikami portali przy wykorzystaniu narzędzi oferowanych przez portale społecznościowe.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub do czasu określonych w regulaminach portali społecznościowych.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami.

W przypadku pracowników: art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. W przypadku współpracowników: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowywane są przez 10 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1997 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złożył raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony.

W przypadku umów cywilnoprawnych dane przetwarzane są w przedmiotowym celu do czasu obowiązywania umowy, a następnie w celach obrony lub dochodzenia roszczeń prawnych oraz w celach podatkowych.

Prowadzenie rekrutacji

W przypadku kandydatów na pracowników: art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO.

W przypadku kandydatów na współpracowników: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO.

Dane w tym celu będą przetwarzane do czasu zakończenia rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe procesy rekrutacji przez okres dwóch lat.

Prowadzenie komunikacji

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Dane będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie jakim jest prowadzenie komunikacji.

Dane będą przetwarzane przez okres związany z celem prowadzonej korespondencji lub do czasu złożenia uzasadnionego sprzeciwu.